שיחות ועידה -איך שומרים על קשב וריכוז של המשתתפים

אחד האתגרים המרכזיים שעומדים בפני מנהל שיחת ועידה רבת משתתפים היא הסחות הדעת הרבות שעומדות בפני המשתתפים בה.

ההתעסקות האבסורדית במכשיר הסלולרי והאייפד בכל עת, ללא התחשבות בסיטואציה ובסובבים, ההתמכרות לקבל משוב מיידי וצמצום פערי הזמן בקבלת אינפורמציה, פוגעת ביכולת הריכוז.

תהליכי הלמידה / ההקשבה לתכנים של הועידה מוסחים ע"י "אויבים בלתי נראים" כגון אינטרנט פייסבוק טוויטר ודואר אלקטרוני. כדובר, אתה פתאום צריך להתמודד מול האויבים הווירטואליים הללו.

רוב המשתתפים יהיו בהאזנה מלאה לחלוטין להרצאה במהלך הדקות הראשונות, אבל לאחר מכן, אם הדובר לא יצליח להחזיק את תשומת לבם ולעניין אותם, הם יתחילו להיסחף אחרי הסחות הדעת השונות.

כדי לא לאבד את המשתתפים לפיתויי האינטרנט והסחות דעת אחרות, להלן שלושה נושאים חשובים שאתה, כמנהל הועידה, צריך לעשות כדי לשמור על הקשב ותשומת הלב של המשתתפים.

קבע את הקצב
כשאתה מדבר ומציג סמינר בשיחת ועידה/וידאו עליך לעמוד בלוח זמנים קצוב ואז... בדרך כלל מתרחשים אחד משני דברים : האחד הוא העברת המידע כולו מהר מדי, או איבוד המשתתפים בתיאורים ופרטים קטנים של מידע לא מעניין . תרגול לפני האירוע יעזור לאמוד את הזמן שהוקצב לך ולבצע שינויים של הרגע האחרון בתוכן ובצורת העברת המסרים.

אינטראקציה עם משתתפים.
במהלך השיחה מומלץ להשתמש בסקרים ועזרים חזותיים כדי לשמור את המשתתפים פעילים וערניים. לשבח הערות ושאלות טובות של משתתפים ולעודד דיאלוגים. אם תחליט להשתמש בטוויטר במהלך הכנס כדי לעודד תגובות ופעילות , תוודא שיש לך מישהו שמאייש את החשבון ושיכול להגיב באופן מידי. כמנהל הועידה יש לך תמיד את האפשרות לחזור מאוחר יותר ולהגיב ובאופן אישי להודעות שלך, אבל אל תנסה לעשות את זה בזמן שאתה מציג!

כלל הזהב
לעולם אל תקריא ישירות מהשקופיות או דפי המידע שלך. הדבר הכי המפתיע הוא, כיצד כל כך הרבה דוברים ונואמים מנוסים ממשיכים לעשות את אותה טעות בסיסית וכל כך משמעותית, בזמן שהם מנסים לשמור על הקהל שלהם מעורב ופעיל . קריאת מילה במילה משקופיות היא הדרך המהירה ביותר להבריח את משתתפי הוועידה, וזה בדוק ! הדובר צריך לשמש כמדריך, מנטור, ולא להקריא תסריט כתוב.

טכנולוגיית שיחות ועידה כאן כדי להישאר וללא ספק תהיה רלוונטית ביום שבו אתה תשתמש ותיעזר בה לפעילות עסקית יום יומית .
חשוב מאוד להתכונן מראש לכנס הועידה ולהצגת הדברים .