טיפים לשיחות ועידה פרודוקטיביות

שיחות הועידה הפכו לחלק חשוב של החיים העסקיים בכל ארגון , ובכל זאת לא תמיד משתמשים בכלי העסקי הדומיננטי הזה. עולם התקשורת עבר שנות אור מאז ימי קו התקשורת המסורתי הישן. למעשה, שיחת הועידה המודרנית היא רק הרחבה של רעיון
שהוא "רטרו".

כיום , רוב החברות נעזרות בספקי שירותים המתמחים בשיחות ועידה וכנסים באינטרנט . ספקי השירות מנהלים את גשרי הועידה הרחבים ומספקים את מספרי הטלפון המאפשרים גישה לשיחת הועידה או הפגישה.

כיצד יכול העסק שלך לנצל טוב יותר את השירות הזה?

ראשית, מה הכוונה במונח שיחת ועידה? זו שיחת טלפון שבה המתקשר רוצה לשוחח עם אל יותר ממאזין אחד בו זמנית. עשרות , מאות ...

יש להגדיר מה בדיוק השירות כולל, להכיר את כל הציוד ומערכת ההפעלה שלו.
השיחות עשויות להיות מתוכננות כך שהמשתתפים נרשמים ויכולים להשתתף בשיחה באופן פעיל (לשאול , להעיר ..)או בכך שהמשתתפים הרשומים רק מקשיבים ואינם יכולים לדבר. שיחת ועידה המכונה גם ATC -Audio Tele-Conference .

קיימת אופציית התקשרות נוספת בה המשתתפים יכולים להתקשר ישירות לפגישה באופן עצמאי על ידי חיוג אל "גשר ועידה" (סוג מיוחד של ציוד קישורי קווי טלפון) או על ידי שימוש במספר טלפון מיוחד שמיועד אך ורק למטרה זו. שיחות כאלה משמשות בכל יום כלי עבודה לאנשי עסקים המבקשים להיפגש עם קולגות מרוחקים, בתוך ומחוץ לארגון שלהם, פגישות עם לקוחות, מצגות למטרת שיווק ומכירות, ניהול פרויקטים, עדכונים והדרכות בין העובדים שמפוזרים במקומות שונים. עלויות שיחת הועידה מצמצמות את הוצאות הנסיעות ומאפשרות לעובדים להיות פרודוקטיביים יותר על ידי כך שלא יצטרכו לעזוב את המשרד לפגישות .

בספר שנקרא " Death By Meeting " שכתב פטריק לנזיאוני, הוא טוען כי שיחות ועידה צריכות להיות יותר מהנות ... הוא מודה ש : "אם לא הייתי צריך ללכת לפגישות, הייתי נהנה ואוהב יותר את העבודה שלי.."

מומלץ לא לבצע שיחות ועידה ללא עדכון של סדר היום המתוכנן לכל המשתתפים המעורבים. סדר יום עוזר לבנות את פגישת הועידה ומסייע לכולם להתארגן ולהתכונן בחומר ובמידע הנדרש מראש כדי להשתתף בפועל בדיון. יש לוודא שלשיחת הועידה יש נושא מאוד ספציפי וברור לכולם.

במידה ומדובר בפגישה יחסית מצומצמת ולא בכנס , יש לאפשר לכל אחד להציג את עצמו כדי לשבור את הקרח בעיקר אם לא כולם מכירים.

שיחות קבוצתיות של קולגות מומלצות להיעשות כאשר נדרש דיאלוג מעמיק או סיעור מוחות. חשוב מאוד לספק מבנה זמן, שבו כל המשתתפים חייבים לדבוק וכך העניינים יזרמו בצורה חלקה. בשום פנים ואופן אסור, לאפשר ל"מרעה אלקטרוני" להתרחש במהלך שיחת הועידה! להגדיר גבולות ולדרוש מהם לפרוק את האויבים האלקטרונים בדלת.

בעיות עשויות להתרחש כאשר יש יותר מדי דעות, כך קשה יותר לעקוב אחר מי שמדבר והתגובה המידית היא להפעיל את הראש על טייס אוטומטי ולהתנתק מהישיבה – כאן אתה מתמודד עם אויב נוסף – כאוס תקשורתי שגורם לחוסר ריכוז ! רצוי ליצור גבולות בכמות האנשים ובזמן התגובות. בסוף הכנס ערוך סקירה קצרה של הפרויקטים וההחלטות החדשות שנוצרו במהלך הישיבה ושלח את רשימת החלטות לכל המשתתפים. כמו כן, לקחת רגע כדי לזהות את אותם בעיות או שאלות שחייבות להיחקר לעומק .

במידה ויש מצב חירום – יש לעזוב את חדר הועידה כדי לא להפריע לרצף הפגישה .
היתרון של הטיפים הוא במודעות לשימוש עקבי בהם .

מפגשים מכל סוג לא מתנהלים מעצמם, המארח של המפגש חייב תמיד לחשוב על התהליך באופן יסודי ומובנה כך שהמוזמנים לא ירגישו שהם מבזבזים את זמנם

אחרי הכל , זמן הוא מצרך שאף פעם לא נראה שיש לנו מספיק והוא לא מחכה לאף אחד!