כנס ועידה – קוד כניסה חובה

האם הבחנתה שפגישות הועידה השבועיות או החודשיות שלך היו קצת בחוסר שליטה? אנשים לא משתתפים או שנכנסים משתתפים לא רצויים? תהליך פשוט של רישום נוכחות מוסיף אבטחה ויכולת מעקב על מערך הנוכחים בפגישות הועידה , לכן יש לשקול "דף רישום" לישיבות הסטטוס השבועיות וחודשיות . 

לדוגמא : כאשר יש שינויים במדיניות החברה , זה דורש לעתים קרובות נוכחות מלאה בשיחת וועידה פנימית ורישום של עובדי החברה ! לכך נדרשת שיתוף פעולה והבנה מצד העובדים שלמעשה חייבים להשתתף מכיוון שהם יושפעו מהשינויים הצפויים , ודף הרשמה זאת דרך מצוינת לעקוב אחר עמידה בדרישות החדשות . למארח יש אפשרות לעקוב אחר הנרשמים והנכנסים לאורך כל השיחה ובסיומה יש אפשרות לחזור ולראות מי חייג וביקש אישור כניסה לכנס הועידה, ומי כמובן נעדר.

בשלב הראשון רצוי לשלוח תזכורות למשתתפים בכנס. בני אדם באופן טבעי שוכחים וכשמדובר בנושאים חשובים שלא ניתן לפספס , קיימת אפשרות להגדיר מראש "דפי רישום" נוכחות ולשלוח תזכורות למשתתפים וכך להיות מתואמים באופן אוטומטי. בדרך זו, גם אם הם ישכחו להכניס תזכורת לפגישת הועידה ביומן האישי שלהם, באופן אוטומטי המערכת תשלח להם מייל ,עד שעה לפני תחילת השיחה, כדי להזכיר להם להשתתף ולאשר. הרישום של הנוכחים בוועידה יעיל מאוד כאשר חשוב לוודא שרק העובדים יכולים להשתתף בכנס ולשמור שהעיתונות או מתחרים לא יחדרו לכנסים בעלי אופי דיסקרטי.

אפשרויות אבטחת קוד וועידה בעת שימוש "בדף רישום" קיים כדי להגביר את האבטחה ולבדוק נוכחות של אורחים רצויים בלבד, ההמלצה היא להגדיר את קודי הוועידה שנמצאים תחת רובריקה של "קוד אחד בכל פעם", כך שלא ניתן להעביר את הקוד לשימוש לאורחים לא מוזמנים.

היכולת לאמת זהות האדם כאשר הוא מצטרף, מסייעת למנוע כניסת אורחים בלתי צפויים. זהו תהליך חשוב ופשוט שניתן לעשות כדי להגביר את האבטחה והחזקת חשבון משתתפים כשמדובר בחובת השתתפות בשיחות ועידה.