שיחת ועידה בינלאומית - טיפים להתארגנות
תכנון נכון של שיחת ועידה יניב אינטראקציה שוטפת וברורה בין כל המשתתפים תוצאות משביעות רצון וכמובן הנאה וסיפוק מחוויה וירטואלית.
תאגידים וארגונים בינלאומיים עם סניפים ברחבי העולם מחפשים דרכים חסכוניות ויעילות לשוחח אחד עם השני באופן קבוע לעיתים קרובות.
אירוח באופן קבוע של פגישות, ישיבות, ועידות וכנסים בהם כל הגורמים המשתתפים מתאספים בנקודה מפגש ספציפית, הוא כמעט בלתי אפשרי עקב מורכבות התהליך ועלויות גבוהות הכוללות נסיעות לינה וכל ההוצאות הקשורות .
חוסר תקשורת עלולה לפגוע בתפקוד הרציף של ארגון, וכדי להתגבר על החסרונות הללו, ניהול פרויקט דרך שיחות ועידה היא אלטרנטיבה וחלופה אידיאלית.
אירוח שיחות ועידה בינלאומית באמצעות ספקי שירותים כמו ברידג'טוק מהווה פתרון טוב ביותר המאפשר לערוך פגישות במחיר השווה לכל כיס.
ספקי שירות שיחות ועידה, כמו ברידג'טוק, מאפשרים לך לארח עד 500 משתתפים בו זמנית, בכל שעה משעות היום או הלילה. גם אם העמיתים שלך שוהים בשלוש יבשות נפרדות.
אירוח שיחת ועידה בינלאומית לא קשה בכלל. על מנת להבטיח כי הועידה תתנהל כראוי אתה צריך להתארגן בהתאם :
למצוא זמן שמתאים לכל אזורי הזמן השונים. חשוב מאוד למצוא זמן מתאים ונוח שבו כל המשתתפים יכולים להשתתף. בנוסף, חשוב ומהותי להקפיד על לוח הזמנים שנקבע להתחיל ולסיים כמתוכנן מכיוון שכל עיכוב עלול לגרום אי נוחות לחלק מהמשתתפים.
בעת ארגון שיחת ועידה בינלאומית, חשוב לספק מראש ! תרשים של סדר היום שיהיה מנוסח ו"מונח על השולחן" של כל משתתף . זה מאפשר לך כמנהל הועידה לגשת ישר לשורש העניין , "לנוע" מנושא לנושא , בין כל המשתתפים בקלות בבהירות ,להקיף את כל הנושאים ולטפל בהם תוך כדי שיחת הועידה בפועל מול כל אחד מהנוגעים בעניין.
בזמן הכנת סדר היום, נכון יהיה להקדיש פרק זמן מוגדר לשאלות המשתתפים כדי שיוכלו להביע דעה ולהעלות נושאים חשובים ורלבנטיים הנוגעים לסדר היום.
לפני תחילת שיחת הוועידה הבינלאומית, חשוב להפעיל כמה בדיקות טכניות,להריץ "שיחת מבחן" לבדוק ולוודא שהציוד תקין מספק את השירות וכל הפונקציות עובדות כמו שצריך.איכויות קול , תמונה ,מיפוי היושבים, קוד גישה וכו'.
בשיחת ועידה בינלאומית לכל מדינה יש קוד חיוג משלה ולכן יש לבדוק עם ספק שירותי שיחת הועידה את מספרי הגישה הדרושים כדי לבצע שיחת ועידה בינלאומית.
במידה שמשתתפים אורחים עם שפה ומחסומי תרבות שונים, רצוי לבצע מחקר על כללי ההתנהגות העסקית בארצות שלהם, בהתאמה, כך שתהיה מודע לסוג של גישה שאתה צריך לנהוג כאשר פונים למשתתפים האלה ,במהלך ניהול הועידה הוירטואלית.
